Dalam rangka harmonisasi antara Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2023 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Gadjah Mada dengan kondisi aktual, Biro Hukum dan Organisasi UGM menyelenggarakan proses reviu terhadap SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kelola) Fakultas dan Sekolah di UGM. Proses reviu ini diawali dengan pengiriman surat permohonan ke Dekan Fakultas dan Sekolah pada tanggal 2 Februari 2024. Setelah surat permohonan dikirimkan, Dekan Fakultas dan Sekolah mengirimkan surat balasan dengan dilampiri bagan SOTK di Fakultas atau Sekolah terkait.
Bagan SOTK ini kemudian dianalisa oleh tim organisasi di Biro Hukum dan Organisasi UGM. Proses ini menganalisa kesesuaian SOTK Fakultas dan Sekolah dengan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 10 Tahun 2023 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Gadjah Mada. read more

Dalam rangka menunjang percepatan kinerja tahun 2022, Kantor Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan Rapat Kerja Tahun 2022 pada 13 dan 14 Oktober 2022. Mengambil tema “Organisasi Responsif dan Adaptif dalam Mendukung Perubahan”, kegiatan ini bertempat di Greenhost Boutique Hotel, Yogyakarta. Kegiatan dimulai pada Kamis, 13 Oktober 2022 dengan agenda bahasan pemetaan dan penentuan skala prioritas tahun 2022 terkait hukum dan organisasi dilanjutkan ke pemetaan produk hukum di Universitas Gadjah Mada. Acara dilanjutkan dengan pembahasan rancangan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada tentang Pembentukan Peraturan Internal Universitas Gadjah Mada yang diteruskan dengan pembahasan Jabatan Fungsional Penyusun Perancang Hukum di Universitas Gadjah Mada.

Memasuki hari kedua, agenda pembahasan prosedur pengusulan dan reviu Prosedur Operasional Standar (POS). Selanjutnya pada kesempatan tersebut,  Rapat Kerja hari kedua dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Keuangan UGM, Prof. Dr. Supriyadi, M.Sc. Dalam sambutannya, beliau menegaskan betapa pentingnya tata kelola yang baik untuk percepatan dan perbaikan kinerja baik di tingkat Unit Kerja dan Universitas. Menjelang siang, acara berganti dengan pembahasan templat penyusunan Naskah Akademik Peraturan Internal Universitas Gadjah Mada. Sesi penutup di hari kedua, diselenggarakan Rapat Kerja Kantor Hukum dan Organisasi UGM 2022 yang membahas beberapa hal antara lain program kerja untuk tahun 2023 dan persiapan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Tahun 2023. (HUKOR/Syaeful)

Salah satu hal penting dalam mewujudkan birokrasi yang efektif dan efisien adalah adanya Standar Prosedur Operasional sebagai pedoman kerja, dasar hukum, sekaligus tolak ukur kedisiplinan. Standar ini tentu saja harus diterapkan pada seluruh rangkaian dan proses penyelenggaraan birokrasi di Universitas Gadjah Mada (UGM), termasuk di tingkat unit kerja dan fakultas. Untuk mendukung terwujudnya hal tesebut, Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan (FKKMK) UGM mengadakan pelatihan Penyusunan Standar Prosedur Operasional bagi tenaga kependidikan di FKKMK UGM. Pelatihan ini diadakan selama 2 hari mulai dari tanggal 11 – 12 Juli 2022 di Prime Plaza Hotel Yogyakarta dan mengundang tim dari Kantor Hukum dan Organisasi UGM sebagai pemateri.

Pada hari pertama, pelatihan dibuka dengan materi tentang Susunan Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) dari Kepala Bagian Hukum Kantor Hukum dan Organisasi UGM, Endri Heriyanto, S.H., M.Kn. Selanjutnya, ada pemaparan peta proses bisnis oleh Shoofia Ayu Aziizah, S.A.P. Ada pula pemaparan tentang Standar Prosedur Operasional dari Nilna Najiha, S.A.P. Tidak hanya materi, hari pertama juga diisi dengan tanya jawab, diskusi, dan peninjauan Standar Prosedur Operasional milik FKKMK UGM. Sebelum aneka pemaparan tadi, peserta juga diminta mengisi pre-test untuk mengetahui seberapa paham peserta tentang materi yang akan didapatkan.

Pada hari kedua, peserta diberikan tugas mandiri berkaitan dengan penyusunan Standar Prosedur Operasional dan Susunan Organisasi dan Tata Kelola. Peserta dibagi per kelompok sesuai dengan unit kerja masing-masing. Di akhir sesi, beberapa tugas peserta ditinjau dan didiskusikan bersama-sama. Mengakhiri pelatihan, panitia kembali membagikan post-test untuk mengukur bagaimana pemahaman peserta setelah 2 hari acara ini digelar. Dengan adanya Standar Prosedur Operasional di setiap kegiatan Unit Kerja FKKMK UGM, diharapkan dapat terhindar dari berbagai penyimpangan, dan ketidakjelasan prosedur yang akan mempengaruhi pencapaian efektivitas dan efisiensi kinerja. (Hukor/Syaeful)

Universitas Gadjah Mada sebagai suatu entitas yang tidak terpisahkan dari instansi pemerintah di bidang penyelenggara pendidikan tinggi membutuhkan suatu peta proses bisnis yang dapat menggambarkan hubungan kerja antarunit agar tercipta sistem tata kelola yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan outcome yang memiliki nilai tambah, baik bagi stakeholders ataupun bagi pengguna layanan. Selama ini Universitas Gadjah Mada telah memiliki peta proses bisnis yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 1541/UN1.P/SK/HUKOR/2017. Seiring dengan dinamika perubahan yang terus terjadi, baik di lingkungan internal maupun eksternal Universitas Gadjah Mada, perlu dilakukan agenda evaluasi peta proses bisnis agar peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada tetap relevan dengan kondisi saat ini. Proses bisnis adalah suatu rangkaian aktivitas yang terkoordinasi dan bersifat dinamis atau berisi tugas-tugas yang berkaitan secara logis, yang harus dilakukan agar dapat memberi nilai untuk pengguna layanan atau untuk mencapai tujuan strategis (Guha via Lemaska-Majdzika, 2015:395; Strnadl via Lemaska-Majdzika, 2015:395). Dilihat dari perspektif kinerja organisasi, kinerja suatu organisasi bergantung pada kemampuan kolektif dalam pencapaian tujuan organisasi sehingga kualitas proses bisnis berperan penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi (Heidari dan Loucopoulos via Lemaska-Majdzika, 2015:397). Berdasarkan pernyataan tersebut, Universitas Gadjah Mada memiliki urgensi untuk menyusun peta proses bisnis sebagai upaya perwujudan tata kelola universitas yang efektif dan efisien. Sejalan dengan agenda reformasi birokrasi di tingkat nasional, penyusunan peta proses bisnis masuk ke dalam area tata laksana dan telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah. Sebagai unit kerja yang menaungi bidang penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Universitas Gadjah Mada, Kantor Hukum dan Organisasi mengadakan kegiatan finalisasi penyusunan peta proses bisnis pada 20 November 2021 di Hotel Aston Solo, Jawa Tengah. Kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan pemahaman bersama mengenai pentingnya peta proses bisnis bagi organisasi dan agar peta proses bisnis yang disusun dapat sesuai dengan ketentuan peraturan dan kebutuhan organisasi.

Kegiatan finalisasi penyusunan peta proses bisnis mengundang praktisi proses bisnis dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Gadjah Mada, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. sebagai narasumber yang memberi informasi komprehensif, baik secara teoritis maupun praktik dalam penyusunan peta proses bisnis. Dalam paparannya, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. menjelaskan alur serta kerangka berpikir dalam penyusunan peta proses bisnis. Kerangka berpikir yang benar menjadi hal fundamental yang harus dimiliki oleh setiap tim penyusun untuk meminimalisasi kesalahan saat penyusunan peta proses bisnis. Selain itu, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. juga menekankan adanya delapan prinsip dalam penyusunan peta proses bisnis, antara lain definitif, urutan, pelanggan, nilai tambah, keterkaitan, fungsi silang, sederhana-representatif, dan konsensus subjektif. Kedelapan prinsip ini dapat menjadi “titik balik” ketika tim penyusun peta proses bisnis menghadapi suatu permasalahan. Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan draf peta proses bisnis yang telah disusun oleh tim dari Kantor Hukum dan Organisasi. Draf tersebut disusun berdasarkan dokumen strategis serta data yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada. Setelah sesi pemaparan, kegiatan dilanjutkan dengan diskusi oleh para peserta rapat dan narasumber. Dalam diskusi tersebut, tim penyusun melakukan perbaikan secara langsung atas saran, baik saran dari narasumber maupun peserta rapat. Hasil yang diperoleh dari kegiatan tersebut adalah terkumpulnya beberapa informasi penting sebagai bahan perbaikan draf peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada. Informasi tersebut meliputi format alur penggambaran peta serta substansi setiap unsur yang ada pada unsur utama dan unsur pendukung peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada. Kedepannya, substansi proses pada unsur utama dan unsur pendukung tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan pencapaian Tridharma Perguruan Tinggi dan mewujudkan tata kelola universitas yang lebih efektif dan efisien. Penyelenggaraan kegiatan tersebut juga mengharapkan peningkatan kemampuan dalam hal penyusunan peta proses bisnis agar peta proses bisnis yang disusun benar-benar dapat menjadi dasar tata kelola organisasi yang efektif dan efisien, sehingga kinerja organisasi dapat menjadi optimal dan dapat memberi nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkaitan dengan Universitas Gadjah Mada. (Hukor/Yasinta)

read more

Sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum yang sedang berupaya menyelenggarakan reformasi birokrasi dan good government, salah satu upaya yang dilaksanakan Universitas Gadjah Mada adalah dengan melalui penyusunan standar operasional prosedur (SOP) yang diharapkan akan meningkatkan mutu pelayanan sekaligus menunjang tupoksinya masing-masing Unit Kerja. Untuk memfasilitasi upaya untuk mewujudkan mutu pelayanan prima pada masing-masing unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada, dibutuhkan seperangkat SOP yang merupakan alur atau koridor yang bertujuan untuk penyelenggaraan pelayanan publik yang lebih profesional, efektif, efisien, serta akuntabel.

Universitas Gadjah Mada memiliki strategi kebijakan Universitas berupa Rencana Induk Kampus Universitas Gadjah Mada sebagai acuan unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada dalam menyusun rencana kinerja tahunan. Rencana Induk Kampus Universitas Gadjah Mada dijadikan landasan arah pengembangan kebijakan bagi seluruh Unit Kerja untuk menyusun program kerja sesuai bidangnya dalam rangka mencapai arah pengembangan kebijakan tersebut.

Adapun tujuan dari kegiatan rapat kerja ini antara lain:
a. membahas isu dan permasalahan bidang hukum yang dihadapi Universitas Gadjah Mada dan strategi penyelesaiannya;
b. membahas isu dan permasalahan bidang organisasi yang dihadapi Universitas Gadjah Mada dan strategi penyelesaiannya;
c. membahas isu dan permasalahan sumber daya manusia (SDM) pada Kantor Hukum dan Organisasi dalam rangka mencapai target kinerja tahun 2018;
d. menyusun program kerja Kantor Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada Tahun Anggaran 2018; dan
e. menyusun rumusan Prosedur Operasional Standar Kegiatan pada Kantor Hukum dan Organisasi Tahun 2018. read more

read more

read more

Dalam era teknologi informasi saat ini, Kantor Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada berupaya memberikan layanan yang lebih cepat, efektif, dan efisien. Salah satu upaya untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan mengembangkan sistem informasi Electronic Legal Drafting (ELEGAN) yang dikembangkan bekerja sama dengan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi. Secara umum Elegan memiliki fungsi:

Fungsi Fasilitasi; usulan penyusunan peraturan internal secara online, sehingga tidak perlu mengirimkan berkas/dokumen usulan melalui surat-menyurat (paperless) yang membutuhkan waktu.

Fungsi Monitoring; pemantauan sekaligus pengawasan dapat dipantau secara real time selama tersambung jaringan internet, alur proses pengajuan rancangan peraturan dapat dipantau kapan saja dan di mana saja.

Fungsi Database; menjadi sarana penyimpanan dan basis penyedia data (database) peraturan internal Universitas secara online yang lebih aman dan efisien.

read more