Dalam era teknologi informasi saat ini, Kantor Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada berupaya memberikan layanan yang lebih cepat, efektif, dan efisien. Salah satu upaya untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan mengembangkan sistem informasi Electronic Legal Drafting (ELEGAN) yang dikembangkan bekerja sama dengan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi.
Secara umum Elegan memiliki fungsi:
- Fungsi Fasilitasi; usulan penyusunan peraturan internal secara online, sehingga tidak perlu mengirimkan berkas/dokumen usulan melalui surat-menyurat (paperless) yang membutuhkan waktu.
- Fungsi Monitoring; pemantauan sekaligus pengawasan dapat dipantau secara real time selama tersambung jaringan internet, alur proses pengajuan rancangan peraturan dapat dipantau kapan saja dan di mana saja.
- Fungsi Database; menjadi sarana penyimpanan dan basis penyedia data (database) peraturan internal Universitas secara online yang lebih aman dan efisien.
Dari pelaksanaan fungsi tersebut, diharapkan Elegan dapat memberi manfaat sebagai berikut:
- Membantu pelaksanaan proses pengajuan dan penyusunan peraturan internal Universitas secara elektronik yang lebih efektif dan efisien.
- Meminimalisir risiko human error yang timbul akibat proses pengusulan dan penetapan peraturan internal Universitas secara manual, yaitu rancangan peraturan/keputusan hilang saat proses perjalanan karena pencatatan tidak baik.
- Memudahkan setiap Unit Kerja di Universitas Gadjah Mada yang telah terdaftar di sistem Elegan untuk mengakses dan membutuhkan database peraturan internal Universitas.
Pada masa awal peluncuran penggunaan sistem Elegan pada bulan Desember 2015, untuk mencegah terjadinya system error dan mengetahui terlebih dahulu bug pada sistem informasi yang masih baru, Elegan secara bertahap digunakan hanya pada Unit Kerja di Lingkungan Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada dengan maksud agar evaluasi dan pengembangan untuk meminimalisasi bug dan kelemahan sistem bisa lebih terkendali. Setelah digunakan selama kurang lebih 2 (dua) tahun di tingkat Kantor Pusat, akhirnya sistem Elegan diperkenalkan sebagai sistem informasi dalam pengusulan peraturan internal Universitas di tingkat Fakultas dan Sekolah.Sebagai sarana awal pengenalan sebelum secara resmi digunakan pada Unit Kerja Fakultas dan Sekolah, Kantor Hukum dan Organisasi menyelenggarakan Sosialisasi Sistem Elegan untuk Fakultas/Sekolah di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Acara yang diadakan pada hari Selasa, 28 November 2017 bertempat di University Club Yogyakarta mengundang Sekretaris dan Kepala Kantor Administrasi dari 20 Fakultas dan Sekolah di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Acara dibuka oleh Aminoto, S.H., M.Si., selaku Kepala Kantor Hukum dan Organisasi yang menyampaikan betapa pentingnya fungsi controlling dalam setiap pembentukan/penetapan kebijakan di lingkungan Unversitas. Dengan adanya Elegan, diharapkan faktor human error dalam proses penyusunan hingga penetapan peraturan internal Universitas secara manual/hard copy dapat ditekan.Sesi selanjutnya diisi oleh paparan oleh Endri Heriyanto, S.H., M.Kn. selaku Kepala Subbagian Organisasi dan Tata Laksana tentang gambaran secara umum bagaimana proses pengajuan Keputusan Rektor dari level Unit Pengusul, proses review oleh Kantor Hukum dan Organisasi, hingga proses persetujuan di level Pimpinan Universitas. Materi dan paparan yang lebih teknis berikutnya disampaikan dari Tim Developer DSSDI yang terdiri atas Arif Nurwidyantoro, S.Kom., M.Cs., Hendranti Wisnu Saputro, S.T., M.Sc., dan Kokoh Iman Zulhadi, S.T. Usai sesi pemaparan materi tentang sistem Elegan, peserta sosialisasi Elegan dari Fakultas dan Sekolah berdiskusi dengan para narasumber terkait pengajuan Keputusan Rektor dengan sistem Elegan. Dengan telah digunakannya sistem Elegan dalam pengusulan hingga penetapan peraturan internal Universitas, baik di tingkat Unit Kerja di Kantor Pusat serta pada tingkat Fakultas dan Sekolah, diharapkan proses dan pengelolaan Peraturan Internal Universitas dapat lebih efektif, efisien, dan akuntabel. (Hukor/Drajat)