Universitas Gadjah Mada sebagai suatu entitas yang tidak terpisahkan dari instansi pemerintah di bidang penyelenggara pendidikan tinggi membutuhkan suatu peta proses bisnis yang dapat menggambarkan hubungan kerja antarunit agar tercipta sistem tata kelola yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan outcome yang memiliki nilai tambah, baik bagi stakeholders ataupun bagi pengguna layanan. Selama ini Universitas Gadjah Mada telah memiliki peta proses bisnis yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 1541/UN1.P/SK/HUKOR/2017. Seiring dengan dinamika perubahan yang terus terjadi, baik di lingkungan internal maupun eksternal Universitas Gadjah Mada, perlu dilakukan agenda evaluasi peta proses bisnis agar peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada tetap relevan dengan kondisi saat ini.
Proses bisnis adalah suatu rangkaian aktivitas yang terkoordinasi dan bersifat dinamis atau berisi tugas-tugas yang berkaitan secara logis, yang harus dilakukan agar dapat memberi nilai untuk pengguna layanan atau untuk mencapai tujuan strategis (Guha via Lemaska-Majdzika, 2015:395; Strnadl via Lemaska-Majdzika, 2015:395). Dilihat dari perspektif kinerja organisasi, kinerja suatu organisasi bergantung pada kemampuan kolektif dalam pencapaian tujuan organisasi sehingga kualitas proses bisnis berperan penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi (Heidari dan Loucopoulos via Lemaska-Majdzika, 2015:397). Berdasarkan pernyataan tersebut, Universitas Gadjah Mada memiliki urgensi untuk menyusun peta proses bisnis sebagai upaya perwujudan tata kelola universitas yang efektif dan efisien.
Sejalan dengan agenda reformasi birokrasi di tingkat nasional, penyusunan peta proses bisnis masuk ke dalam area tata laksana dan telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah. Sebagai unit kerja yang menaungi bidang penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Universitas Gadjah Mada, Kantor Hukum dan Organisasi mengadakan kegiatan finalisasi penyusunan peta proses bisnis pada 20 November 2021 di Hotel Aston Solo, Jawa Tengah. Kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan pemahaman bersama mengenai pentingnya peta proses bisnis bagi organisasi dan agar peta proses bisnis yang disusun dapat sesuai dengan ketentuan peraturan dan kebutuhan organisasi.
Kegiatan finalisasi penyusunan peta proses bisnis mengundang praktisi proses bisnis dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Gadjah Mada, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. sebagai narasumber yang memberi informasi komprehensif, baik secara teoritis maupun praktik dalam penyusunan peta proses bisnis. Dalam paparannya, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. menjelaskan alur serta kerangka berpikir dalam penyusunan peta proses bisnis. Kerangka berpikir yang benar menjadi hal fundamental yang harus dimiliki oleh setiap tim penyusun untuk meminimalisasi kesalahan saat penyusunan peta proses bisnis. Selain itu, Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum. juga menekankan adanya delapan prinsip dalam penyusunan peta proses bisnis, antara lain definitif, urutan, pelanggan, nilai tambah, keterkaitan, fungsi silang, sederhana-representatif, dan konsensus subjektif. Kedelapan prinsip ini dapat menjadi “titik balik” ketika tim penyusun peta proses bisnis menghadapi suatu permasalahan.
Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan draf peta proses bisnis yang telah disusun oleh tim dari Kantor Hukum dan Organisasi. Draf tersebut disusun berdasarkan dokumen strategis serta data yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada. Setelah sesi pemaparan, kegiatan dilanjutkan dengan diskusi oleh para peserta rapat dan narasumber. Dalam diskusi tersebut, tim penyusun melakukan perbaikan secara langsung atas saran, baik saran dari narasumber maupun peserta rapat.
Hasil yang diperoleh dari kegiatan tersebut adalah terkumpulnya beberapa informasi penting sebagai bahan perbaikan draf peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada. Informasi tersebut meliputi format alur penggambaran peta serta substansi setiap unsur yang ada pada unsur utama dan unsur pendukung peta proses bisnis Universitas Gadjah Mada. Kedepannya, substansi proses pada unsur utama dan unsur pendukung tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan pencapaian Tridharma Perguruan Tinggi dan mewujudkan tata kelola universitas yang lebih efektif dan efisien. Penyelenggaraan kegiatan tersebut juga mengharapkan peningkatan kemampuan dalam hal penyusunan peta proses bisnis agar peta proses bisnis yang disusun benar-benar dapat menjadi dasar tata kelola organisasi yang efektif dan efisien, sehingga kinerja organisasi dapat menjadi optimal dan dapat memberi nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkaitan dengan Universitas Gadjah Mada. (Hukor/Yasinta)