Sebagai upaya penguatan organisasi dan tata laksana di Universitas Gadjah Mada, Biro Hukum dan Organisasi UGM baru-baru ini menyelenggarakan serial workshop bertajuk Penguatan Organisasi dan Tata Laksana Menuju Good University Governance (GUG). Seri pertama pada serial workshop ini mengambil tema Prosedur Operasional Standar (POS) Sebagai Upaya Penguatan Organisasi dan Tata Laksana yang diselenggarakan pada hari Selasa, 3 Desember 2024.
Urgensi penyusunan POS di UGM sejalan dengan amanat Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
POS adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Dalam pengelolaan tata laksana di UGM, POS menjadi salah satu dasar bagi Unit Kerja dalam melaksanakan kegiatan. Oleh karena itu, UGM sebagai sebuah organisasi perlu meningkatkan kualitas dan menciptakan keseragaman dokumen POS. Hal tersebut diperlukan untuk mendukung akselerasi penataan tata laksana guna mencapai tujuan strategis organisasi.
UGM sebagai sebuah organisasi perlu meningkatkan kualitas dan menciptakan keseragaman dokumen POS
Dalam workshop ini, Biro Hukum dan Organisasi UGM menghadirkan 3 narasumber. Pertama adalah Mohamad Ali Akbar, S.E., M.B.A. dari Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. Narasumber kedua adalah Oscar Radyan Danar, S.AP., M.AP., P.Hd., CEO dari SmartID, perusahaan platform pendidikan berbasis teknologi untuk penguatan profesionalitas individu dan kinerja organisasi. Narasumber ketiga ialah Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu. S.H., LLM. selaku Sekretaris Universitas.
Acara ini dimulai pada pukul 08.30 dan dibuka pada pukul 09.15 oleh Dr. Veri Antoni, S.H., M.Hum. selaku Kepala Biro Hukum dan Organisasi. Dalam sambutannya, beliau berharap kegiatan ini bisa memberikan pengetahuan mengenai penyusunan Prosedur Operasional Standar dalam upaya peningkatan kinerja di UGM.
Sebagai pembicara pertama, Mohamad Ali Akbar, S.E., M.B.A. menyampaikan konsep pembangunan Zona Integritas menuju terciptanya Good University Governance di UGM menjadi langkah konkret dalam rangka mengakselerasi pencapaian program kerja dan Reformasi Birokrasi pada unit kerja. Dalam area Penataan Tata Laksana, aspek evaluasi Zona Integritas bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terstruktur dengan salah satu aspek pemenuhannya adalah terkait Prosedur Operasional Standar. Beliau juga menegaskan perlunya melakukan reformasi melalui penyederhanaan terhadap peta proses bisnis, sistem pemerintahan berbasis elektronik terintegrasi, dan mengembangkan transformasi digital.
Pemateri kedua adalah Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu. S.H., LLM. Dalam materinya, beliau memaparkan terkait pengelolaan tata laksana di Universitas Gadjah Mada. Dalam materi tersebut, dijelaskan pula terkait tata urutan penyusunan Prosedur Operasional Standar di UGM beserta dasar hukum, relasi unit kerja terkait, dan luaran yang diharapkan berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 809/UN1.P/KPT/HUKOR/2024 tentang Pedoman Penyusunan Prosedur Operasional Standar. Dalam pemaparannya, turut dijelaskan mengenai target tata laksana yang meliputi Unsur Pelaksana Akademik (Fakultas/Sekolah dan Pusat Studi), Unsur Pelaksana Administrasi dan Pengembangan, serta Unsur Penunjang.
Dalam area Penataan Tata Laksana, aspek evaluasi Zona Integritas bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terstruktur
Sesi setelah makan siang terasa berbeda dengan pengarahan yang diberikan oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Aset, dan Sistem Informasi UGM, Arief Setiawan Budi Nugroho, S.T., M.Eng., Ph.D. Dalam kesempatan tersebut, beliau menekankan pentingnya Prosedur Operasional Standar dalam pelaksanaan tugas dan fungsi guna mencapai visi dan misi UGM. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah, beliau menegaskan perlunya workshop dengan tema tata laksana seperti ini untuk dilakukan secara berkelanjutan sehingga dapat tercapai pelayanan prima yang memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan di UGM.
Pemateri ketiga dalam workshop ini adalah Oscar Radyan Danar, S.AP., M.AP., P.Hd. Dalam materinya, beliau menyampaikan tips dalam menerapkan prinsip Good University Governance (GUG) beserta hal-hal teknis di dalamnya. Beliau juga menyoroti bahwa GUG memberikan kerangka kerja yang memastikan pengelolaan PTNBH sesuai dengan prinsip tata kelola yang baik seperti akuntabilitas, partisipasi, kewajaran, dan independensi. Pak Oscar menyimpulkan bahwa organisasi dan tata laksana merupakan 2 pilar yang saling melengkapi dalam mewujudkan GUG, maka struktur organisasi yang kuat dan tata laksana yang terintegrasi pasti menjadi landasan utama untuk implementasi GUG tersebut.
Acara ini juga menjadi media bagi para peserta dalam bertanya terkait pengelolaan Prosedur Operasional Standar (POS) di Unit Kerja dan/atau Fakultas/Sekolah masing-masing. Beberapa peserta bertanya mengenai bentuk Prosedur Operasional Standar (POS) dan perlunya penyesuaian sesuai dengan kondisi Unit Kerja dan/atau Fakultas/Sekolah di UGM.
Workshop ini diselenggarakan secara bauran/hybrid dengan bertempat di Ruang Multimedia I, Gedung Pusat UGM, Lantai 3 Sayap Utara dan Zoom Meeting dengan total peserta mencapai 297 orang dari berbagai Unit Kerja dan/atau Fakultas/Sekolah di UGM.
