Sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum yang sedang berupaya menyelenggarakan reformasi birokrasi dan good government, salah satu upaya yang dilaksanakan Universitas Gadjah Mada adalah dengan melalui penyusunan standar operasional prosedur (SOP) yang diharapkan akan meningkatkan mutu pelayanan sekaligus menunjang tupoksinya masing-masing Unit Kerja. Untuk memfasilitasi upaya untuk mewujudkan mutu pelayanan prima pada masing-masing unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada, dibutuhkan seperangkat SOP yang merupakan alur atau koridor yang bertujuan untuk penyelenggaraan pelayanan publik yang lebih profesional, efektif, efisien, serta akuntabel.
Kantor Hukum dan Organisasi yang merupakan organ pengawal kepastian hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, memandang perlu adanya penyelenggaraan workshop penyusunan standar operasional prosedur bagi unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada yang memiliki bidang kerjanya masing-masing. Dengan adanya SOP yang telah diaplikasikan pada masing-masing unit kerja, diharapkan akan terselenggara mutu layanan yang lebih baik, lebih efektif, serta efisien dari segi waktu, tenaga, dan biaya, sehingga dapat terhindar dari tumpang tindih tanggung jawab dan kesalahan prosedur dalam melaksanakan tupoksinya oleh aparatur masing-masing unit kerja.
Untuk menjamin adanya kesamaan pemahaman dan keseragaman dalam penyusunan SOP, maka Kantor Hukum dan Organisasi berinisiasi untuk menyelenggarakan Workshop Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kegiatan yang diselenggarakan pada hari Rabu, tanggal 18 Juli 2018, bertempat di University Club Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Secara umum, workshop ini bertujuan untuk lebih memetakan Unit kerja mana yang telah mengaplikasikan SOP untuk menunjang tupoksinya serta untuk memandu unit kerja yang masing belum mengaplikasikan SOP dalam menjalankan tupoksinya. Kegiatan ini mengundang 75 peserta yang terdiri dari perwakilan 24 Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Acara dibuka oleh Aminoto, S.H., M.Si., selaku Plt. Kepala Kantor Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada. Sesi paparan materi pertama diisi oleh Kepala Bagian Perundang-undangan Kantor Hukum dan Organisasi, Endri Heriyanto, S.H., M.Kn. yang membawakan materi pentingnya reformasi birokrasi dalam penyelenggaraan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, dimana fokus utama yang disoroti dalam penyelenggaraan reformasi birokrasi di PTN antara lain:
a. manajemen perubahan;
b. penguatan sistem pengawasan;
c. penguatan akuntabilitas kinerja
d. penguatan peraturan perundang-undangan;
e. penguatan organisasi;
f. penguatan tata laksana;
g. penguatan sistem manajemen SDM; dan
h. peningkatan kualitas pelayanan publik.
a. manajemen perubahan;
b. penguatan sistem pengawasan;
c. penguatan akuntabilitas kinerja
d. penguatan peraturan perundang-undangan;
e. penguatan organisasi;
f. penguatan tata laksana;
g. penguatan sistem manajemen SDM; dan
h. peningkatan kualitas pelayanan publik.
Namun demikian, dari sekian fokus reformasi birokrasi tersebut, inti perubahan dari reformasi birokrasi demi peningkatan mutu layanan PTNBH adalah adanya perubahan pada mental aparatur penyelenggaraan layanan pendidikan, dalam hal ini aparatur Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Setelah mendapat paparan materi terkait pentingnya reformasi birokrasi di PTNBH oleh Kepala Bagian Perundang-undangan Kantor Hukum dan Organisasi, sesi dilanjutkan dengan praktek penyusunan SOP yang sebelumnya telah mendapat pengarahan oleh Vina Hardyana Infantri, S.H. selaku Ketua Kegiatan Workshop Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Peserta mempraktekkan langsung penyusunan SOP sesuai tupoksinya masing-masing dengan dipandu oleh beberapa fasilitator dari Kantor Hukum dan Organisasi bekerja sama dengan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol.
Perwakilan peserta dari Direktorat Aset, Muhammad Yusuf, S.T., M.P.A. berkesempatan untuk mempresentasikan penyusunan SOP “on the spot” dan mendapat masukan langsung oleh narasumber. Sebagai penutup dalam kegiatan Workshop Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Universitas Gadjah Mada, peserta diminta untuk menyusun SOP dalam waktu 30 (tiga puluh hari) setelah penyelanggaraan kegiatan untuk kemudian akan di-review oleh Kantor Hukum dan Organsiasi dan kedepannya, SOP-SOP tersebut akan dikumpulkan dan disahkan dalam suatu Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada. Dengan diselenggarakannya Workshop Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Universitas Gadjah Mada ini diharapkan dapat menjadi “trigger” reformasi birokrasi dalam penyelenggaraan mutu pelayanan yang lebih efektif, efisien, serta akuntabel. (HUKOR/Drajat)